Samenwerken aan projecten met Apple-apps: zo doe je dat

Met de verschillende Apple-apps is samenwerken aan projecten makkelijk, maar dan moet je wel weten hoe alles werkt. iPhoned legt uit wat je nodig hebt en hoe je anderen uitnodigt.

Met Apple-apps samenwerken

Met de verschillende apps van Apple die standaard worden meegeleverd met een nieuwe Mac, iPhone of iPad kun je niet alleen zelf aan allerlei projecten werken, maar ook samenwerken met anderen. Dat gaat om de iWork-apps Pages, Numbers en Keynote in combinatie met iCloud.

Heb je de juiste versie?

Samenwerken kan alleen met de nieuwere versies van de verschillende besturingssystemen. Zo heb je minimaal macOS Mojave en iOS 12/iPadOS nodig.

Tevens zijn recente versies van de apps vereist. Voor Pages, Numbers en Keynote op je iPhone of iPad gaat dat om versies 5.2 of nieuwer. Op macOS gaat het om Pages 8.2 of nieuwer, Numbers 6.2 of hoger en Keynote 9.2 of nieuwer. Zorg er dus voor dat je de apps eerst bijwerkt!

Maak je gebruik van een browser om samen te werken? Dan heb je één van deze browsers nodig:

• Safari 9 of nieuwer
• Chrome 50 of nieuwer
• Internet Explorer 11 of nieuwer

Eerst inloggen bij iCloud

Om mensen uit te nodigen voor samenwerken in een document via Pages, Numbers of Keynote, moet je eerst inloggen bij iCloud. Dat doe je op je iPhone door naar het instellingenmenu te gaan en in te loggen met je Apple ID. Tik vervolgens op je naam en kies voor ‘iCloud’ om te zien of de instellingen goed staan. Zorg in dit scherm ervoor dat de schuifjes bij Pages, Numbers, Keynote en iCloud Drive op groen staan.

Op macOS vind je deze instellingen door naar het instellingenmenu te gaan en voor ‘Apple ID’ te kiezen. Bij ‘iCloud’ kies je welke apps toegang hebben tot iCloud.

Mensen uitnodigen

Om mensen uit te nodigen voor samenwerken, open je het document in Pages, Numbers of Keynote en druk je op de Samenwerking-knop. Die knop bestaat uit een hoofdje met een plusje. Deel het document vervolgens met wie je wil. Het is ook mogelijk om de Deel-optie te gebruiken en vervolgens op ‘Voeg personen toe’ te tikken. Dan kom je in hetzelfde scherm terecht.

Mensen die je uitnodigt, kunnen standaard het document wijzigen. Om dat aan te passen, druk je weer op de Samenwerking-knop en kies je voor ‘Opties voor delen’. Daar geef je aan of uitgenodigde mensen wijzigingen kunnen aanbrengen of alleen mogen lezen. Daar stel je tevens in of iedereen met de juiste link in het document kan, of alleen mensen die jij specifiek uitnodigt.

Voor extra beveiliging stel je een wachtwoord in. Staat een document open op je iPhone, dan druk je op de drie puntjes rechtsboven en kies je voor ‘Stel wachtwoord in’. Op de Mac ga je naar ‘Archief > Stel wachtwoord in’. En op iCloud.com voor ‘Tools > Stel wachtwoord in’.

Tik op de Samenwerking-knop om te zien wie er in het document zit. Dan staat er een punt naast de naam. Tik op die punt om te zien waar die persoon mee bezig is.

Stoppen met samenwerken

Wil je dat iedereen stopt met het bewerken van je document? Dan is het uiteraard ook mogelijk om de samenwerking stop te zetten. Tik daarvoor op de Samenwerking-knop en vervolgens op ‘Stop delen’. Het document zal dan uit de iCloud Drive van de andere mensen worden gehaald.

Beperkingen voor samenwerken

Er hangen enkele beperkingen vast aan het samenwerken met anderen. De belangrijkste restricties zetten we op een rijtje:

• Een document mag niet groter dan zijn 2GB om deze door anderen te laten wijzigen;
• Plaatjes en video’s mogen niet groter dan zijn 50MB;
• Menig overkoepelende document-instelling wijzigen is niet mogelijk, zoals paginanummers of voetnootinstellingen;
• In Keynote kun je niet de diagrootte of het thema wijzigen;
• In Keynote een soundtrack toevoegen of verwijderen is niet mogelijk;
• Op iCloud.com verticale tekst wijzigen is niet mogelijk.

Je agenda delen

Wil je de samenwerking nog gestructureerder aanpakken? iPhoned legt uit hoe je in zes stappen je agenda deelt met anderen. Daarvoor kun je ook de video hieronder bekijken.