Met 6 tips op weg naar een lege inbox in je mail-app

Loopt dat nummertje naast jouw inbox ook alleen maar op en wil je er vanaf? Wij zetten enkele tips op een rij, met organisatie als sleutelwoord. Zo ga ook jij naar inbox zero.

Op weg naar Inbox Zero

Krijg je veel mail, dan stapelen de berichten zich snel op. Dat is voor het overzicht niet fijn, maar ook voor je rust tijdens het werken niet. Want die tientallen onbeantwoorde en ongelezen mailtjes verdwijnen maar niet. Sterker, dat aantal blijft groeien als je niets doet.

Hieronder hebben we een aantal tips op een rij gezet om je te helpen orde in de chaos te scheppen. Het zijn vrij algemene tips, zodat je er met vrijwel elke mail-app (zowel op iOS als op Mac) iets aan hebt. Op naar een georganiseerd postvak!

1. Archiveren

Heb je een overvolle inbox die je niet wil uitpluizen op zoek naar ongelezen mailtjes, dan is dit een vrij drastische aanpak. Het is vrijwel ondoenlijk om maanden terug in de tijd te gaan en alle mailtjes één voor één te behandelen. Wel kun je alle mails selecteren en ze archiveren. Je gooit ze niet weg, maar ze staan niet meer in je inkomende box. Voilà: inbox zero.

2. Durf te verwijderen

Is een (reeks) e-mail(s) afgehandeld en heb je er geen omkijken meer naar? Verwijder ze dan gewoon. Durf je dat niet direct omdat je denkt het nog eens nodig te hebben, begin dan bij oudere mail, want waarschijnlijk kunnen berichten van een paar jaar oud inmiddels wel weg. Door mails die je niet meer nodig hebt te verwijderen, maak je ruimte in je inbox voor andere mails. Als je archiveert, blijven ze opgeslagen en nemen ze dus ruimte in, die vaak niet oneindig is.

3. Stel labels in

Begin je mails in te delen in categorieën. Maak bijvoorbeeld labels aan voor ‘werk’, ‘aankopen’ of ‘familie’. Komt er mail binnen die je wil bewaren op een overzichtelijke plek, dan hang je er het bijhorende label aan. De mail verdwijnt dan uit je inbox, maar komt in de daarvoor bestemde groep te staan. Heb je een concert en zoek je de tickets, dan ga je even naar het mapje ’tickets’ en je vindt ze zo terug.

4. Meld je af bij nieuwsbrieven

Een goede manier om minder mail te krijgen, is door je simpelweg uit te schrijven bij organisaties en bedrijven die je mail sturen. Wellicht ben je ingeschreven bij organisaties waar je wel mail van krijgt, maar die je nooit opent. Afzenders van dit soort nieuwsbrieven zijn verplicht om in de mail een afmeldknop op te nemen, zodat uitschrijven gemakkelijk is. Doorgaans vind je die onderaan de desbetreffende mail.

5. Wacht niet te lang met antwoorden

Komt er een mail binnen waar je snel op kan antwoorden, doe het dan gewoon. Anders komt het op de grote hoop te liggen en vergeet je het. Heb je even geen tijd, dan hebben veel mail-apps tegenwoordig een snoozeknop, waarmee je later nog eens een melding krijgt over het mailtje waarop je nog moest antwoorden. Na het antwoorden kun je het bericht direct weer verwerken. Voorbeelden van apps die dit bieden, zijn Inbox by Gmail en het onlangs voor iOS uitgebrachte AirMail.

6. Kies een app die bij je past

Er zijn genoeg mail-apps te vinden, maar probeer er vooral een paar en blijf hangen die het beste aan jouw wensen voldoet. Hou je van gebundelde mails en een mooi design, dan is Inbox by Gmail misschien iets voor jou. Het gloednieuwe Airmail is echter ook een aanrader, omdat die app zo uitgebreid is als je zelf wil.

Uiteindelijk komt het neer op je eigen organisatie. De app kan nog zo goed zijn, als je zelf niet ingrijpt om jouw inbox netjes te houden, dan wordt het niets. Zorg dus dat je een werkwijze vindt, bijvoorbeeld door elke dag een vast tijdstip te nemen om mail weg te werken, en hou jezelf eraan.

Heb jij nog goede tips of aanraders? Deel ze met ons!