Zoom-beginnersgids: 10 tips voor nieuwe gebruikers

Zoom is een handige app om waar dan ook met collega’s te overleggen en online te presenteren. Vooral in deze tijden van thuisisolatie is de app enorm populair. In deze beginnersgids leggen we uit hoe Zoom werkt en wat je er allemaal mee kan.

Waarschuwing: Privacy-experts en de FBI waarschuwden in 2020 dat Zoom niet veilig genoeg is wat betreft privacy. Hoewel Zoom dit verbeterd zegt te hebben, raden we aan hier wel bewust van te zijn als je aan de slag gaat met de videobeldienst. Lees verder over de privacyproblemen van Zoom.

Zoom beginnersgids: zo werkt het

In korte tijd is ‘zoomen’ een werkwoord geworden. We videobellen tegenwoordig wat af met elkaar. Weet je niet zo goed hoe de app werkt, of zijn niet alle functies je even duidelijk? Dan is deze Zoom-beginnersgids voor jou bedoeld. Van installeren, deelnemen aan een vergadering tot aan de belangrijkste functies: dit is alles wat je moet weten.

1. Zoom downloaden en installeren

Zoom is gratis te downloaden op ieder platform. Het maakt dus niets uit of jij of je collega’s op iOS, macOS, Android of Windows werken. Volg onderstaande links om Zoom gratis te downloaden voor jouw apparaat:

→ Zoom downloaden voor macOS
→ Zoom downloaden voor iOS
→ Zoom downloaden voor Windows
→ Zoom downloaden voor Android

Zodra je Zoom hebt gedownload, kun je een account aanmaken. Je kunt kiezen om een nieuw Zoom-account aan te maken, of in te loggen met een Google- of Facebook-profiel. Let hierbij op dat je je naam goed invult, want deze krijgen je collega’s te zien tijdens vergaderingen.

Als je Zoom voor je werk gaat gebruiken, is het verstandig om ook je werk e-mailadres te gebruiken: zo kunnen collega’s je makkelijk vinden en toevoegen. Wanneer je een account hebt aangemaakt, moet je het nog eenmalig verifiëren door op de link in de bevestigingsmail te klikken.

2. Deelnemen aan een vergadering

Er zijn vier functies in Zoom: ‘New Meeting’, ‘Join’, ‘Schedule’ en ‘Share Screen’. Als iemand je uitnodigt voor een digitale afspraak hoef je niet eerst een account te maken: je hebt alleen een 9-cijferige Meeting ID nodig. Wel moet je Zoom natuurlijk geïnstalleerd hebben.

Om deel te nemen open je Zoom en kies je voor ‘Join’. Vervolgens wordt er gevraagd om de Meeting ID in te vullen. Ook kun je hier kiezen om je microfoon of webcam uit te schakelen voordat je deelneemt.

3. Een vergadering starten of inplannen

Zelf een nieuwe vergadering in Zoom starten doe je door op ‘New Meeting’ te klikken. Jij wordt dan de ‘Host’ van een nieuwe vergadering, zodat jij ook je collega’s kunt uitnodigen.

Met ‘Schedule’ plan je vast een toekomstige vergadering. Je hoeft dan alleen nog de Meeting ID te delen. Deelnemers kunnen dan op de afgesproken tijd gelijk aan de vergadering beginnen.

4. Brainstormsessies op Zoom

Wanneer er een brainstormsessie op het programma staat, is het heel handig om je scherm te delen met de ‘Share Screen’-functie. Andere deelnemers kunnen dan digitaal meedenken door op jouw presentatie mee te tekenen of schrijven. Zo krijg je op afstand feedback dat meteen visueel wordt.

Hiervoor tik je op ‘View Option’ en vervolgens op ‘Annotate’. Daarna is het mogelijk om tekst, tekeningen, pijltjes en andere dingen toe te voegen. De presentator kan dit scherm ook nog opslaan voor later gebruik. Het is natuurlijk ook mogelijk voor de presentator om deze optie uit te schakelen.

5. Opname van je vergadering opslaan

Kon iemand niet bij een vergadering aanwezig zijn, of wil je het nog eens terugkijken omdat je iets gemist hebt? Dan kan je ervoor kiezen om een opname van je vergadering op te slaan.

Je kunt hierbij zelf kiezen of dit lokaal gebeurt (dus op het apparaat dat je gebruikt) of in de cloud. Dit is echter alleen mogelijk voor betalende Zoom-gebruikers.

6. Chatten via Zoom

Wil je alleen even een korte vraag stellen en is het niet nodig om je collega’s daarvoor face-to-face te zien? Dan heb je ook nog de optie om een chatbericht te sturen. Dit doe je door naar het tabblad ‘chat’ te navigeren. Achter ‘To’ typ je de naam in van je collega, net zoals je bij een e-mail zou doen. Het is ook mogelijk om vanuit je contacten een bericht te sturen. Ga dan eerst naar het tabblad ‘Contacts’.

Als je collega’s zich ook hebben aangemeld met hun werk e-mail, dan zie je ze onder ‘Company Contacts’ staan. Ga met je muis op een naam staan. Je kunt hier kiezen om je collega te videobellen, of een chatbericht te sturen.

7. Een virtuele achtergrond instellen

Een leuke functie in Zoom is dat je een virtuele achtergrond in kan stellen. Zo zien je collega’s niet je huiskamer of kantoor, maar een andere afbeelding naar keuze. Het werkt het beste als je een effen achtergrond hebt.

Ga hiervoor in je instellingen naar ‘Virtual background’. Hier zie jezelf, en kan je verschillende achtergronden kiezen die al in de app staan. Ook is het mogelijk om zelf een afbeelding te uploaden.

8. Controleren wie deelneemt

Via Zoom is het ook heel handig om bijvoorbeeld een workshop of college te geven. Maar hoe controleer je wie er allemaal aanwezig was in je digitale collegezaal? Daar hoef je niks voor te doen: Zoom houdt automatisch bij wie de les heeft gevolgd.

Ga hiervoor na afloop van je les naar ‘Reports’ en klik op ‘Generate’. Wanneer je ‘Registration’ kiest, zie je gelijk wie het digitale college heeft bijgewoond. Dit is wel alleen beschikbaar als je betaalt voor Zoom.

9. Beperkingen in de gratis versie

Zoom is in principe gratis, maar er zijn beperkingen wanneer je van de onbetaalde versie gebruikmaakt. Zo kun je bijvoorbeeld maar maximaal veertig minuten met elkaar in groepen vergaderen. Er is geen limiet op individuele gesprekken met elkaar. Ook is het opslaan van je vergaderingen en de controle van deelname niet mogelijk als je niet betaalt.

Wil je deze beperkingen niet, dan betaal je voor het goedkoopste pakket (Zoom Pro) 13,99 euro. Hiermee kun je terugkerende Meetings inplannen en achteraf de video opslaan. Je krijgt hierbij 1GB cloudopslagruimte.

Daarnaast heb je Business en Enterprise. Deze abonnementen zijn gericht op het midden- en grootbedrijf en daardoor meer aan de prijs: ze beginnen bij 18,99 euro per maand, per werknemer. Deze pakketten bevatten onder meer de mogelijkheid om bijvoorbeeld transcripten op te slaan. Er is een apart abonnement voor het uitzenden van colleges: Video Webinar.

10. Alternatieven voor Zoom

Wil je toch voor een andere videobel-app gaan, dan zijn er uiteraard nog andere opties om je geplande bijeenkomsten digitaal door te laten gaan. In onze beginnersgids van Google Hangouts lees je bijvoorbeeld over de ins en outs van dit handige videobelprogramma. Ook geven we je praktische tips over Microsoft Teams voor de beginnende gebruiker.

Thuiswerken met iPhoned

Het kantoor zit tegenwoordig in de cloud. Thuiswerken heeft de afgelopen maanden een enorme vlucht genomen. Dat brengt allerlei voordelen met zich mee, maar het is wel even wennen. iPhoned helpt je daarom op weg met allerlei manieren om het maximale uit de situatie te halen. Neem bijvoorbeeld eens een kijkje bij de beste projectmanagement en videobel-apps.